Sprístupnenie dokumentov v novom Obchodnom registri vyvolalo otázky o ochrane súkromia. V zverejnených listinách sa mohli objaviť údaje, ktoré nemajú byť voľne dostupné verejnosti. Úrad na ochranu osobných údajov SR preto pripomenul, že zverejňovanie dokumentov bez riadneho zakrytia osobných údajov nie je prípustné.
Obchodný register je významným verejným zdrojom informácií o firmách, ich štatutároch či rozhodnutiach podnikateľských subjektov. Jeho otvorenosť má podporovať transparentnosť podnikateľského prostredia. Verejný prístup však nemôže znamenať, že sa na internete ocitnú aj údaje, ktorých zverejnenie nie je potrebné na naplnenie účelu registra.
Verejný register neznamená voľný prístup ku všetkému
Úrad na ochranu osobných údajov reagoval na problém v súvislosti s dokumentmi publikovanými cez nový systém Obchodného registra. Zdôraznil, že osobné údaje musia byť pred zverejnením listín anonymizované, ak neexistuje zákonný dôvod na ich verejné sprístupnenie.
Ide najmä o informácie, ktoré môžu zasahovať do súkromia fyzických osôb a pri neopatrnom sprístupnení ich môžu vystaviť riziku zneužitia. Pri dokumentoch určených na zverejnenie je preto dôležité odlíšiť údaje potrebné pre transparentnosť registra od údajov, ktoré majú byť zakryté alebo odstránené.
Problém sa netýka iba technického fungovania elektronického systému. Ide aj o správne nastavenie postupov pri nahrávaní, kontrole a publikovaní dokumentov. Ak sa citlivé údaje objavia vo verejne dostupnom registri, ich ďalšie šírenie sa môže stať len ťažko kontrolovateľným. Dokumenty si môžu stiahnuť používatelia, môžu byť uložené vo vyhľadávačoch alebo ďalej zdieľané.
Ochrana údajov je povinnosťou pri zverejňovaní listín
Úrad upozornil, že ochrana osobných údajov nie je doplnkovou administratívnou povinnosťou. Pri prevádzke verejných registrov ide o základnú súčasť zákonného spracúvania informácií. Inštitúcie a osoby, ktoré dokumenty do systému predkladajú alebo ich zverejňujú, musia zabezpečiť, aby sa nezverejnili údaje nad nevyhnutný rozsah.
V praxi môže byť dôležité preverovať najmä prílohy a naskenované listiny. Práve v nich sa môžu nachádzať údaje, ktoré nie sú priamo potrebné na identifikáciu spoločnosti alebo na posúdenie zápisu v registri. Pri elektronických dokumentoch navyše nestačí prekryť informáciu len vizuálne, ak by ju bolo možné jednoduchým spôsobom z dokumentu znovu prečítať či skopírovať.
Nový Obchodný register má zjednodušiť prácu s firemnými informáciami a rozšíriť komfort elektronickej komunikácie. Prípad však ukazuje, že pri digitalizácii štátnych služieb musí byť bezpečnosť a ochrana súkromia riešená rovnako dôsledne ako technická dostupnosť systému.
Riziko pre dotknutých ľudí aj dôveru v štátne systémy
Neoprávnené sprístupnenie osobných údajov môže mať pre dotknutých ľudí konkrétne následky. Zverejnené informácie môžu byť použité pri podvodných pokusoch, nevyžiadanej komunikácii alebo pri cielenej manipulácii. Čím viac údajov je dostupných na jednom mieste, tým jednoduchšie môže byť ich prepájanie s ďalšími verejnými či komerčnými databázami.
Zároveň ide o otázku dôvery v štát. Občania aj podnikatelia od verejných informačných systémov očakávajú, že budú spoľahlivé a že štát pri nich bude chrániť zákonom garantované práva. Ak systém umožní sprístupnenie údajov, ktoré mali zostať neveľejné, môže to oslabiť ochotu ľudí využívať digitálne služby a poskytovať úradu potrebné dokumenty elektronicky.
Úrad na ochranu osobných údajov SR svojím stanoviskom jasne naznačil, že zverejnenie citlivých údajov nie je možné považovať za bežnú chybu, ktorú možno bagatelizovať. Kľúčové bude, či sa podarí identifikovať rozsah problému, odstrániť prípadne nevhodne sprístupnené dokumenty a nastaviť kontrolné mechanizmy tak, aby sa podobná situácia neopakovala.
Potrebné sú kontrolné postupy aj rýchla náprava
Pri digitálnych registroch sa bezpečnosť nemôže končiť ich spustením. Prevádzkovateľ musí priebežne preverovať, či systém funguje v súlade s pravidlami ochrany údajov a či používatelia pri vkladaní dokumentov postupujú správne. Dôležitá je aj možnosť rýchlo reagovať na podnety verejnosti a bez zbytočného odkladu odstrániť obsah, ktorý nemal byť zverejnený.
Prípad nového Obchodného registra tak pripomína hranicu medzi transparentnosťou a súkromím. Verejnosť má mať prístup k relevantným informáciám o podnikateľských subjektoch, no citlivé údaje fyzických osôb musia zostať chránené. Práve dôsledná anonymizácia dokumentov je podmienkou, aby sa tieto dva legitímne záujmy navzájom nevylučovali.
